Ana Sayfa › İSG Talimatları › Profesyonel Toplantı Kuralları
📋
Kurumsal Talimat • Genel İSG ve Farkındalık
Profesyonel Toplantı Kuralları
Bu doküman, toplantıların verimli, düzenli ve sonuç odaklı geçmesi için hazırlık, katılım, karar alma ve raporlama aşamalarında uyulması gereken temel kuralları belirler.
Doküman No: GNL-06
Yayın Tarihi: 04.07.2026
Onay: İş Güvenliği Sorumlusu
✔ Levha ve pano olarak baskıya hazır
🗓️
1. Hazırlık ve Zaman Yönetimi
- 01Gündem (Ajanda): Toplantı davetine mutlaka tartışılacak maddeleri içeren bir gündem eklenmelidir. Gündemi olmayan toplantı başlamamalıdır.
- 02Dakiklik: Toplantı tam vaktinde başlar. Katılımcıların 5 dakika önce hazır bulunması beklenir. Geç kalanlar toplantının akışını bozmamalıdır.
- 03Hazırlık: Gündem maddeleri ile ilgili ön okuma/hazırlık yapılmış olmalıdır. Toplantı süresi, bu hazırlıkların sunulması için değil, kararların alınması için kullanılır.
🗣️
2. İletişim ve Katılım
- 01Aktif Katılım: Söz almadan konuşmayın, başkasının sözünü kesmeyin.
- 02Odaklanma: Toplantı süresince cep telefonları sessize alınır veya “rahatsız etme” moduna getirilir. Dizüstü bilgisayarlar ve tabletler sadece toplantı içeriği için kullanılır; e-posta kontrolü veya başka işlerle uğraşmak yasaktır.
- 03Saygı: Fikir ayrılıkları olabilir; ancak tartışmalar kişisel değil, çözüm odaklı olmalıdır. “Ben” dili yerine “biz” ve “proje/sonuç” odaklı bir dil tercih edilir.
🎯
3. Sonuç Odaklılık
- 01Kısalık ve Özlük: Toplantılar gereksiz uzatılmamalıdır. Bir konu belirlenen sürede çözülemiyorsa, toplantı sonunda bir “Action Plan” (Aksiyon Planı) oluşturularak konu bir sonraki aşamaya devredilmelidir.
- 02Karar Alma: Toplantı sonunda “Ne, Kim, Ne Zaman?” sorularının cevabı netleştirilmelidir: Ne — hangi iş yapılacak? Kim — işin sorumlusu kim? Ne Zaman — son teslim tarihi (deadline) nedir?
📝
4. Takip ve Raporlama
- 01Toplantı Notları (Minutes): Toplantı sonunda alınan kararlar ve atanan görevler, en geç 24 saat içinde tüm katılımcılara e-posta veya ortak platform üzerinden iletilmelidir.
- 02Geri Dönüş: Toplantıda alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı, bir sonraki toplantının ilk gündem maddesi olmalıdır.
💬 Altın Kural
- “Toplantı, bir işi beraber yapmak için değil, işin nasıl yapılacağına karar vermek için toplanılan yerdir.”
💡 Verimliliği Artıran İpuçları
- Toplantı süresini mümkünse 45 dakika ile sınırlayın; bu, bir sonraki işe geçmek için 15 dakikalık nefes payı bırakır.
- Toplantıya sadece karar alma sürecine doğrudan etkisi olacak kişiler davet edilmelidir; izleyici kalabalığı verimi düşürür.
- Hızlı karar gerektiren kısa durum değerlendirmeleri için “Stand-up meeting” (ayakta toplantı) yöntemini deneyin; süre kendiliğinden kısalacaktır.
Bu Talimatı Levha Olarak Sipariş Verin
Dilerseniz bu talimatı sahaya asılabilir dayanıklı İSG levhası veya pano olarak size özel bastırabiliriz.